İş Takibi Programı

Proje ve Görev Listeleme > Proje ve Görev Oluşturma > Yetkilendirme ve Özelleştirme > Toplu Görev Ekleme

Tüm Görevler sekmesine geçtikten sonra, ekranın üst bölümünde bulunan Toplu İşlemler butonuna tıklayınız. Açılan menüden Excel ile Toplu Ekle seçeneğini seçerek, görevleri toplu olarak sisteme yükleyebilirsiniz.

Bu işlem, özellikle çok sayıda görev oluşturmanız gerektiğinde iş takibi süreçlerini hızlandırır ve görevlerin sistem üzerinde standart bir şekilde tanımlanmasını sağlar. Böylece proje bazlı iş takibi özelleştirme ve görev dağılımını daha etkin şekilde yönetebilirsiniz.

Toplu görev yükleme işlemine başladığınızda, karşınıza çıkan ekrandan öncelikle örnek Excel dosyasını indiriniz. Bu dosya, sistemin kabul ettiği sütun yapısını içerir ve üzerine kendi bilgilerinizi ekleyerek görevleri toplu olarak yükleyebilirsiniz. Örnek dosyada hazır olarak bir görev bulunur; isterseniz bu örnek görevi silebilir ve kendi görev bilgilerinizi girebilirsiniz.

Excel dosyasında bulunan sütunlar ve kullanım kuralları:

Görev Adı*: Bu alan zorunludur. Doldurulmazsa görev oluşturulmaz.
Açıklama: Görevle ilgili ek bilgiler girebilirsiniz.
Görevli Kullanıcı: Görev için atanacak kullanıcıyı belirtir (isim ve soyisim). Sisteminize kayıtlı alt kullanıcın isim ve soyismi ile tam eşleşmelidir. Örnek: ‘Ahmet Yılmaz’. (büyük/küçük harf duyarlıdır). Eksik veya hatalı girişlerde varsayılan olarak boş atanır.
Görev Durumu: Projenizde tanımlı durum isimlerinden biri olmalıdır. Eksik olması durumunda varsayılan değer Başlanmadı olarak atanır.
Müşteri Telefonu (CRM): Telefon numarası girilirse CRM sistemi ile eşleştirilir. Örnek: 05555555555
İş Takibi Kartı Özelleştirilen Alanları: İş takibi kartında daha önce özelleştirdiğiniz alanlar otomatik olarak Excel dosyasına gelir. Alanın zorunlu olması durumunda doldurulması beklenir; doldurulmasa bile toplu yükleme işlemi sırasında görevler oluşturulur.

Not: Kart içerisinde oluşturduğunuz özel alanlar sadece web ekranlarında görünür.

Önemli Eşleştirme Kuralları

Görevli Eşleştirme: Excel dosyasındaki “Görevli” sütununa girilen isim, sistemdeki kullanıcının Ad Soyad bilgisi ile tam olarak eşleşmelidir (büyük/küçük harf duyarsızdır). Eşleşme bulunamazsa, görev görevlisiz oluşturulur ve sistem uyarı verir.
Müşteri (CRM) Eşleştirme: “Müşteri Telefonu (CRM)” sütununa girilen telefon numarası, CRM’deki müşterilerle otomatik olarak eşleştirilir (son 10 hane üzerinden). Eşleşme bulunamazsa görev müşterisiz oluşturulur ve sistem uyarı verir. Telefon numarası 05555555555 formatında girilmelidir.
Durum: Excel dosyasında geçersiz durum değerleri girilirse, sistem varsayılan değerleri kullanır ve uyarı verir.
Hatalı Satırlar: Sadece “Görev Adı” boş olan satırlar işleme alınmaz. Diğer tüm hatalar, kullanıcıya uyarı olarak gösterilir; ancak görevler yine de oluşturulur.

Toplu yükleme işlemi için hazırlanan Excel dosyası 2 numaralı ((Doldurulmuş Excel Dosyasını Yükleyin) alana eklenir. Excel dosyası yüklendikten sonra, hata ve uyarılar ile ilgili bilgiler otomatik olarak hata_raporu.txt dosyası şeklinde indirilir. Lütfen raporu kontrol ediniz.

Önemli Not: Görev adının boş olması durumları hariç, diğer tüm durumlarda görevler sistemde oluşturulur. Bu yapı, iş takibi özelleştirme süreçlerinde hatasız ve verimli bir toplu görev yönetimi sağlar.